(Vóór)tijdig afronden toont meesterschap

“O ja, wat ik ook kwijt wil is het volgende…” Presentaties die te lang duren. Wie kent ze niet? Menig congres of bijeenkomst wordt geteisterd door dit spook. Wat voor indruk en gevoel blijft er bij jou achter als je in het publiek zit en de spreker loopt enorm uit? Ben je zelf altijd op tijd klaar met je presentatie?

De paradox is dat we er allemaal een hekel aan hebben en tegelijkertijd komt het sporadisch voor dat een spreker op tijd of beter nog, voortijdig zijn presentatie eindigt. De meeste sprekers denken van zichzelf dat ze zich altijd aan de tijd houden, terwijl de praktijk anders uitwijst. Hoe bewust ben jij van je spreektijd? Zeg de volgende zin hardop en voel eens na: “Ik zeg altijd bij mijn opening dat ik het kort houd/dat ik om XX.XX uur klaar ben”. (En…?)
Nog afgezien van of je dit werkelijk doet, zou je het ook zo kunnen of durven? Kun jij beloven dat je je aan de tijd houdt?

Waarom is het belangrijk om op tijd te eindigen?
Als je niet op tijd eindigt, geef je namelijk een verkeerd signaal af. De boodschap die je afgeeft is; ‘Publiek jij bent niet belangrijk genoeg om mijn speech aan te passen.’ De focus ligt op jezelf en wat jij kwijt denkt te moeten. Je projecteert je eigen behoefte op anderen terwijl die anderen niet komen voor jouw behoeften! Ze komen luisteren naar jou, maar voor zichzelf!! Ze verwachten dat jij ze iets waardevols kunt vertellen voor een probleem of behoefte die zijzelf hebben.
Je stoot je de luisteraar af, terwijl je juist iets anders beoogt met je speech.

Verder dient het geen enkel doel om maar door en door te gaan.
Zelfs bij de meest inspirerende en entertainende spreker bestaat er een eind aan de concentratie- en opnameboog van zijn publiek.

Je kunt alleen een goede indruk achterlaten als niet alleen je eerste indruk, maar ook je laatste indruk krachtig is. Als je uitloopt is krachtig eindigen bijna niet mogelijk. Het publiek is niet echt meer betrokken en je aanwezigheid sterft een langzame dood onder een flauw applausje.

Het kan ook anders. Wat kun je doen om je wel aan de tijd te houden?

1) Zie je publiek. Van tevoren en tijdens je presentatie. Leef je in; waarvoor komen ze en hoe nemen ze informatie tot zich. Blijf je publiek zien tijdens je presentatie door altijd je ogen, aandacht en woorden tot iemand te richten. Houd zo voeling met je publiek en je merkt dan vanzelf dat het tijd wordt om je verhaal af te ronden

2) Maak bij de voorbereiding van je presentatie gebruik van een systeem waarin je zogenaamde ‘flexibele inhoud’ creëert. Je weet dan wat er minimaal nodig is om je doel te bereiken en waar de zogenaamde ‘flexibele’ inhoud zit. Op het moment dat er tijdnood is en je bent je daar bewust van, dan weet je ook hoe je daar op dat moment mee om kunt gaan. Weet dus van tevoren wat je kunt laten.

3) Zorg dat er een makkelijk zichtbare klok is en creëer gevoel voor tijd. Zelf vind ik een klok ergens boven de hoofden van het publiek, aan de zijkant of aan het eind van de zaal, handig. Ik hoef dan niet op een horloge te kijken en kan mij richten tot de mensen.

Gevoel voor spreektijd krijg je als je tijdens het voorbereiden de tijd opneemt van een deel van je speech. Bijvoorbeeld de opening of een verhaal/anekdote. Gevoel voor tijd van de delen geeft meer houvast dan weten wat de hele speech aan tijd vergt…die richt je immers flexibel in ☺.

4) Realiseer je dat mensen niet komen voor de perfecte en volledige speech, waarin alle argumenten en verhalen op tafel komen. Onderbouwing van je hoofdboodschap met een verhaal dat raakt, heeft meer impact dan alle denkbare bewijzen uit de praktijk. Beperk dus.

5) Overweeg bij tijdsdruk om geen Vraag- en Antwoordronde te houden. Nodig mensen achteraf uit om naar je toe te komen! Ook een mooie gelegenheid om de mensen die echt geïnteresseerd zijn in jou en je ideeën persoonlijk te ontmoeten. Een V&A ronde als je behoorlijk uitloopt komt ook moeilijk van de grond.

Kortom het draait meer om je toehoorders dan om jou. Ik hoop dat ik hiermee een perspectief biedt om presentaties voor iedereen beter en prettiger te maken.
‘Don’t go for correctness or completeness, go for connection!’

Fijne kerstdagen en een sprekend 2010!
Ook in het nieuwe jaar succes gewenst met jouw stappen om een effectieve en inspirerende spreker te worden.

Je reactie op dit artikel is welkom.

Spreken zonder kleverig ‘uhm-syndroom’

Harold is een klant van StreamConsult die regelmatig presenteert. Een tijd geleden kwam hij naar me toe: “Ik wil toch echt van dat ehm en uhm af, ik vind het zelf zo irritant! Ik hoor het mezelf steeds doen in presentaties” Waar hij last van heeft, deelt hij met velen. “En ik erger me er ook aan bij anderen!” voegt hij er nog aan toe. Ze vragen blijkbaar een groot deel van zijn aandacht, die kleine woordjes.

Succes gewenst met jouw stappen om natuurlijk en effectief te presenteren.
Je reactie op dit artikel is welkom.

Hoe doorbreek je je drang naar volledigheid?

Wie kent ze niet? Veel te lange presentaties door een spreker die vaak geen andere weg kent dan alles maar te moeten behandelen. Vaak met te veel en te volle PowerPoint dia’s. En die op de valreep nog tien punten wil toevoegen met nog meer details. Zoveel informatie en feiten oplepelen dat je als luisteraar letterlijk verdoofd en verveeld raakt. Hoeveel tijd (en dus geld) wordt er niet verprutst door dit soort ineffectieve presentaties? Hoe het ook anders kan, lees je hieronder.

Hoe komt het nu dat dit probleem zo vaak voorkomt?
Gelukkig willen de meeste sprekers van waarde zijn voor hun publiek. Dat is een mooi dienstbaar uitgangspunt. Vaak ontlenen we die waarde aan ons eigen idee dat je alles van een onderwerp moet weten om er iets van te kunnen leren.

We projecteren dan eigenlijk onze eigen behoefte op ons publiek.
Voor velen een onbewust en soms dwangmatig proces. Zo automatisch, dat we niet stil kunnen staan bij de vraag wat onze toehoorders eigenlijk wensen of aankunnen.

Dit ‘overlaadsyndroom’ wordt nog wel eens versterkt, doordat sommigen samen met hun ego komen presenteren. Deze sprekers willen graag etaleren hoeveel ze van iets weten of hoe goed ze in dat onderwerp zijn. Je hebt luisteraars die daar allergisch voor zijn.

Het komt ook vaak voor omdat we dat met zijn allen in stand houden. We geven elkaar nog te vaak het verkeerde voorbeeld en als luisteraars lijken we die tranceopwekkende voordrachten bijna normaal te vinden. Ik vertel je hieronder wat je er zelf als spreker nu al aan kunt doen en waarom dat belangrijk is.

Het effect van deze volledigheidsdrang is namelijk vernietigend. Het publiek wordt overladen met informatie en haakt af. Ga er maar van uit dat een toehoorder slechts enkele punten kan onthouden (minder dan de vingers op één hand). En dan moet het wel inspirerend en boeiend gebracht worden. Het is ook gewoon saai om naar een spreker te luisteren die, ook al is dit onbewust, zo beziggehouden wordt door die volledigheidsdrang. Als luisteraar voel je je niet gezien en weggedrukt, je wilt liever weg.

Ik weet het, dit is voor sommigen even slikken. Ik ben hier zelf in mijn eerste jaren als spreker ook vaak schuldig aan geweest. Maar het besef dat het zo’n afbreuk deed aan mijn boodschap en uitstraling, was voor mij al een hele vooruitgang. Ik stond open voor verandering. Hoe word je daar dan beter in?

1) Beperken door in te leven. Je maakt een wezenlijk verschil als je je beperkt tot de essentie in je verhaal en je afvraagt wat de ontvanger ermee kan.
Welke boodschap wil jij terug horen van je publiek als je ze achteraf zou afluisteren in de wandelgangen? Welke conclusie nemen ze mee naar huis? Maak dit doel zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ik wil dat mijn publiek enthousiast kan vertellen over drie voordelen van mijn product.

Ga in gedachten op de stoel van je toehoorder zitten en verplaats je in die rol. Stel jezelf vragen als waar heb ik als luisteraar behoefte aan? Wat weet ik al en wat kan ik aan? Waar kom ik precies voor?

2) Zelfreflectie. Pauzeer zodra je de aandrang of trigger voelt om iets te moeten vertellen. (Dit is mogelijk niet alleen het geval als je een voordracht houdt, maar ook in andere gesprekssituaties) Ga even bij jezelf te rade en vraag je eens af waarom het voor jou zo belangrijk is om dit te moeten meedelen. Wie help je daar precies mee?

3) Verbinding met je publiek. Wie werkelijk open staat voor contact met luisteraars, kan waarnemen dat een ‘uitzending’ een hypnotiserend effect heeft. Iemand die in de greep is van volledigheidsdrang, is veelal naar binnen gekeerd en steeds bezig met het volgende bericht, en het volgende en het volgende.

Als je beschikbaar bent voor je luisteraars en in het hier en nu stapt, in plaats van in je volgende item, komt er meer rust in je hoofd en je lijf. Je zult merken dat er dan minder moet. Dat wat je vertelt, kun je zien landen bij je publiek. De luisteraars voelen zich gezien en dat dwingt meer respect af dan een overdaad aan informatie.

4) Hand-outs, alleen als het moet. Kun je echt niet met jezelf leven door je publiek bepaalde onderwerpen te onthouden, geef ze dan een hand-out (achteraf!) met de aanvullingen op de essentie van je presentatie. Een verwijzing naar een website of blog op een mooi kaartje doet het ook goed.
Ik weet inmiddels dat toehoorders voor mij komen en mijn essentiële boodschap, niet voor mij als opsommachine of pratend boek.

5) Een check doen of je je doel bereikt hebt. Als leerpunt voor een volgend keer. Heb jij het gevoel dat je met dit artikel meer inzicht hebt gekregen in hoeverre volledigheidsdrang voor jou speelt en wat je eraan zou kunnen doen..?
Ik heb mij zo goed als mogelijk ingeleefd in mijn doelgroep en me beperkt tot de essentie…

Succes met het doorbreken van volledig moeten zijn.
Reacties op dit artikel zijn welkom.