“O ja, wat ik ook kwijt wil is het volgende…” Presentaties die te lang duren. Wie kent ze niet? Menig congres of bijeenkomst wordt geteisterd door dit spook. Wat voor indruk en gevoel blijft er bij jou achter als je in het publiek zit en de spreker loopt enorm uit? Ben je zelf altijd op tijd klaar met je presentatie?

De paradox is dat we er allemaal een hekel aan hebben en tegelijkertijd komt het sporadisch voor dat een spreker op tijd of beter nog, voortijdig zijn presentatie eindigt. De meeste sprekers denken van zichzelf dat ze zich altijd aan de tijd houden, terwijl de praktijk anders uitwijst. Hoe bewust ben jij van je spreektijd? Zeg de volgende zin hardop en voel eens na: “Ik zeg altijd bij mijn opening dat ik het kort houd/dat ik om XX.XX uur klaar ben”. (En…?)
Nog afgezien van of je dit werkelijk doet, zou je het ook zo kunnen of durven? Kun jij beloven dat je je aan de tijd houdt?

Waarom is het belangrijk om op tijd te eindigen?
Als je niet op tijd eindigt, geef je namelijk een verkeerd signaal af. De boodschap die je afgeeft is; ‘Publiek jij bent niet belangrijk genoeg om mijn speech aan te passen.’ De focus ligt op jezelf en wat jij kwijt denkt te moeten. Je projecteert je eigen behoefte op anderen terwijl die anderen niet komen voor jouw behoeften! Ze komen luisteren naar jou, maar voor zichzelf!! Ze verwachten dat jij ze iets waardevols kunt vertellen voor een probleem of behoefte die zijzelf hebben.
Je stoot je de luisteraar af, terwijl je juist iets anders beoogt met je speech.

Verder dient het geen enkel doel om maar door en door te gaan.
Zelfs bij de meest inspirerende en entertainende spreker bestaat er een eind aan de concentratie- en opnameboog van zijn publiek.

Je kunt alleen een goede indruk achterlaten als niet alleen je eerste indruk, maar ook je laatste indruk krachtig is. Als je uitloopt is krachtig eindigen bijna niet mogelijk. Het publiek is niet echt meer betrokken en je aanwezigheid sterft een langzame dood onder een flauw applausje.

Het kan ook anders. Wat kun je doen om je wel aan de tijd te houden?

1) Zie je publiek. Van tevoren en tijdens je presentatie. Leef je in; waarvoor komen ze en hoe nemen ze informatie tot zich. Blijf je publiek zien tijdens je presentatie door altijd je ogen, aandacht en woorden tot iemand te richten. Houd zo voeling met je publiek en je merkt dan vanzelf dat het tijd wordt om je verhaal af te ronden

2) Maak bij de voorbereiding van je presentatie gebruik van een systeem waarin je zogenaamde ‘flexibele inhoud’ creëert. Je weet dan wat er minimaal nodig is om je doel te bereiken en waar de zogenaamde ‘flexibele’ inhoud zit. Op het moment dat er tijdnood is en je bent je daar bewust van, dan weet je ook hoe je daar op dat moment mee om kunt gaan. Weet dus van tevoren wat je kunt laten.

3) Zorg dat er een makkelijk zichtbare klok is en creëer gevoel voor tijd. Zelf vind ik een klok ergens boven de hoofden van het publiek, aan de zijkant of aan het eind van de zaal, handig. Ik hoef dan niet op een horloge te kijken en kan mij richten tot de mensen.

Gevoel voor spreektijd krijg je als je tijdens het voorbereiden de tijd opneemt van een deel van je speech. Bijvoorbeeld de opening of een verhaal/anekdote. Gevoel voor tijd van de delen geeft meer houvast dan weten wat de hele speech aan tijd vergt…die richt je immers flexibel in ☺.

4) Realiseer je dat mensen niet komen voor de perfecte en volledige speech, waarin alle argumenten en verhalen op tafel komen. Onderbouwing van je hoofdboodschap met een verhaal dat raakt, heeft meer impact dan alle denkbare bewijzen uit de praktijk. Beperk dus.

5) Overweeg bij tijdsdruk om geen Vraag- en Antwoordronde te houden. Nodig mensen achteraf uit om naar je toe te komen! Ook een mooie gelegenheid om de mensen die echt geïnteresseerd zijn in jou en je ideeën persoonlijk te ontmoeten. Een V&A ronde als je behoorlijk uitloopt komt ook moeilijk van de grond.

Kortom het draait meer om je toehoorders dan om jou. Ik hoop dat ik hiermee een perspectief biedt om presentaties voor iedereen beter en prettiger te maken.
‘Don’t go for correctness or completeness, go for connection!’

Fijne kerstdagen en een sprekend 2010!
Ook in het nieuwe jaar succes gewenst met jouw stappen om een effectieve en inspirerende spreker te worden.

Je reactie op dit artikel is welkom.

Hoe voorkom je dat je uitloopt met presenteren? is a post from: StreamConsult

Veel sprekers hoor ik zeggen; “als er maar interactie op gang komt dan loopt mijn presentatie wel. Dan voel ik me niet zo in mijn eentje staan en heb ik minder last van zenuwen.” Dat effect begrijp ik. Een grote bron van ontspanning zit inderdaad in het het contact met je publiek. Echter een presentatie is nooit een aaneengesloten discussie of een doorlopende vraag- en antwoordronde. Dit artikel gaat over hoe je snel en effectief bij aanvang dat gevoel van interactie en contact kunt krijgen zonder daadwerkelijk in gesprek te zijn met je publiek.

“Bestook me a.u.b. met vragen, anders sta ik zo’n monoloog te houden!” Zo opende een woordvoerster van een bedrijf onlangs een seminar. Het publiek was verward en de spreekster vervolgde de weg die ze zelf had geplaveid; een monoloog! Het resultaat was er ook naar; een afwachtend publiek dat niet gemotiveerd was om te luisteren. Zo’n moeizame start herstel je niet makkelijk.

Hoe ontstaat dat nou, zo’n ‘eilandgevoel’? Dat komt omdat er iets ontbreekt aan hoe je voor de groep staat en hoe je je publiek benadert. Vooral aan het begin van een speech is het nodig om een brug te slaan tussen jou en het publiek. Hoe kun je dat doen?

1)Allereerst is het van belang om aanwezig te zijn. Nu zul je misschien denken ‘maar ik sta er toch gewoon?’. Er is echter een wezenlijk verschil tussen er staan en aanwezig zijn. Aanwezig ben je als je je aandacht ook echt beschikbaar stelt aan alle aanwezigen. Dat betekent dat je open staat voor contact en met een positieve intentie naar je toehoorders kijkt.

Dat kan alleen als je daar je rust voor neemt. Als je snel het podium op rent of druk met papieren of apparatuur bent, ben je niet aanwezig. Als je losbarst met een grap of ‘Goedemorgen, ik ga iets vertellen over…..!’, ben je niet aanwezig!
Aanwezig ben je als je de rust neemt om eerst het contact -als vanzelf- te laten ontstaan; door in een moment van stilte enkele mensen aan te kijken. Dit is echt een hele belangrijke stap om instant te kunnen aansluiten!

2)Om echt de kloof te dichten en je publiek te motiveren om met je mee te gaan kun je nog iets doen. Je kunt in je openingsfase duidelijk maken dat je gaat antwoorden op een vraag of probleem dat leeft bij je publiek. De mensen die naar jou komen luisteren willen zich bevestigd voelen. Ze willen erkend worden in hun probleem of behoefte.

Er moet een soort verlangen ontstaan om meer van je te horen.
Ze willen voor zichzelf vaststellen dat ze er goed aan doen om daarom aandacht te schenken aan jouw verhaal.
“Aan het eind van deze presentatie heeft u geleerd wat u kunt doen als uw peuter grenzen blijft overschrijden.” Of “Ik nodig u uit om samen met mij stil te staan bij de betekenis van dit onderzoek en te ontdekken waarom dit onderzoek het verschil gaat maken.”

3)Tenslotte kun je letterlijk WIJ en U/Jij-taal gebruiken i.p.v. IK-taal om een brug te slaan.
Dat kan in de vorm van een (retorische) vraag waar niet direct een verbale reactie op hoeft te volgen, maar een andere; bijvoorbeeld een hand opsteken. “Wie van u heeft wel eens moeite met het vinden van een sterke opening bij presenteren?” In plaats van “Ik heet Elvin en ik ga het hebben over openingen bij speeches.”
“Wie van jullie heeft er al meer dan 50 connecties op LinkedIn?” In plaats van “Ik ben online netwerkexpert en ik ga iets vertellen over linken met mensen.”

U/jij-taal kan ook in de vorm van een vraag die de toehoorder alleen in gedachten een antwoord laat formuleren. Bijvoorbeeld “Herkent u zo’n situatie waarin iedereen een lotje krijgt en uitgerekend uw hand wordt overgeslagen?”. Of “Geloof je dat je een topinkomen kunt verdienen als je niet jouw boodschap voor groot publiek kunt overbrengen?” Op deze manier raakt de toehoorder vanzelf betrokken.

Het is van essentieel belang dat je zowel energetisch (aandacht) als inhoudelijk aansluit bij je publiek. Dan kom je van een ik-verhaal in een wij-verhaal. Voor meer gemak, effect en plezier bij spreken en presenteren.

Je reactie op dit artikel is welkom.

Van een ik-verhaal naar een wij-verhaal is a post from: StreamConsult

Zwelt bij jou de spanning ook aan als je in een voorstelronde zit? Schiet je dan ook in je hoofd om te bedenken wat je zo direct gaat vertellen? Gaat je hart steeds sneller slaan naarmate je beurt dichterbij komt? Veel mensen vinden dit de meest moeilijke vorm van presenteren en het meest afschuwelijke moment dat ze kunnen bedenken.

Op het moment dat de beurt aanbreekt is de spanning werkelijk te snijden. Deze belangrijke eerste presentatie mondt vaak uit in afrafelen, stamelen, wiebelen, binnensmonds spreken etc. “Ik heet uh en uhm ik heb drie kinderen. O ja ik werk voor…” Kortom niet echt een inspirerende eerste indruk en vaak ook frustrerend voor jezelf omdat je niet echt vertelt wie je werkelijk bent. Jaren geleden had ik daar ook grote problemen mee, maar nu niet meer.

Hoe komt het dat dit zo’n groot probleem is? Dat komt omdat de meeste mensen het gewoonweg te goed willen doen of zich minder of kleiner voelen dan een ander uit de groep aanwezigen. Die eerste indruk zal en moet daarom perfect zijn. De druk wordt zo vooraf onbewust opgebouwd. De acceptatiegraad voor eigen onvolkomenheden daalt zo spectaculair dat je niet meer met jezelf kunt zijn. Alle onzekerheid wordt verbloemd door de meest verkrampte gedragingen.

Het gevolg is dat je in feite afwezig bent tijdens de voorstelronde! Je bent alleen bezig met jezelf, veelal naar binnen gekeerd ook al heb je je (glazige) ogen gericht op de andere sprekers. Van binnen ben je bezig met de spanning onder controle houden en het afdraaien van de juiste tekst in je hoofd.

Veel mensen zeggen de oplossing te weten; gewoon als eerste gaan spreken, dan ben je er maar vanaf en dan kun je opgelucht ademhalen. Dat kan werken, maar helaas heb je niet altijd de regie van de bijeenkomst in handen. Bovendien vermijd je hiermee het werkelijke probleem. Vermijding versterkt juist angstgevoelens voor een volgende keer.

De oplossing is echter veel eenvoudiger. Het is namelijk een kwestie van prioriteiten stellen. Maak het je eerste prioriteit om aanwezig te zijn en te blijven in het hier en nu (punt). Dit is echt de meest cruciale stap om door die spanning heen te komen.

Ik geef je enkele tips om die aanwezigheid (Presence) kracht bij te zetten.

1. Gun jezelf dat je niets hoeft te proberen. Je bent oké zoals je bent, je hoeft daarvoor niets speciaals te doen! Je hoeft niet je best te doen, je hoeft je hartslag niet onder controle te krijgen, je hoeft geen buikademhaling toe te passen en je hoeft niet eens je hoofd of knikkende knieën stil te krijgen. Je hoeft ook geen tekst te bedenken (!).
2. Of je nu wel of niet aan het woord bent; stel je aandacht in de vorm van zachte ‘luisterende’ ogen beschikbaar. Luisteren dus! Blijf zo gericht op degene die spreekt en als je zelf spreekt richt je je tot anderen.
3. Is het jouw beurt om te spreken, start dan vanuit stilte. Dat is minstens één volledige ademhaling; in en met name uit. Met de uitgaande adem vloeit de meest belemmerende spanning als vanzelf weg. Vanuit stilte komen de juiste woorden vanzelf, jij weet immers als geen ander wie je bent.
4. Een opening met ‘IK BEN…’ geeft meer aanwezigheid en is krachtiger dan ‘Ik heet…of Mijn naam is…’ of ‘Ik vertegenwoordig bedrijf X’. Met  ’Ik ben..’  kom je ook makkelijker bij de juiste woorden over jezelf.

Belangrijk blijft dat je prioriteit legt bij het aanwezig zijn en blijven tijdens een voorstelronde! Blijf beschikbaar …en dan zul je merken dat er een soort support terugkomt van de andere aanwezigen. Zij zijn namelijk ook allergisch voor voorstelrondjes en willen ook dat jij je goed neerzet.

Ik geniet tegenwoordig van een voorstelrondje. Nieuwe mensen ontmoeten en mezelf rustig presenteren. Iedereen kan het leren.

Succes gewenst met jouw groeistappen in presenteren.
Reacties op dit artikel zijn welkom.

Hoe overleef ik het voorstelrondje? is a post from: StreamConsult

En toen viel het stil……!
Zelfs de meest ervaren spreker kan zich ongemakkelijk voelen bij de gedachte aan een (langere) stilte tijdens een presentatie.
Een diep gevoel van leegte en paniek, waarin je hoofd het van je overneemt en volop stemmetjes uitstort als “o jee, wat nu?” – “wat zal het publiek niet van me denken” – “dit is een black-out, ik faal” – “dit wordt helemaal niks meer” – “als dit maar niet te lang duurt”.

Waarom is stilte moeilijk? We kunnen stilte niet toelaten, omdat we gedurende ons leven geconditioneerd raken met beperkingen en eisen rondom stilte. Stilte beoordelen we daarom als saai, nutteloos, verspilling, onbekend, weinig opbrengst, geen controle of iets anders. Dit willen gewoonweg niet (punt)!

Labels als ‘black-out’ of ‘faalpresentatie’ zijn bovendien niet reëel en maken je beleving onnodig zwaar. Ze zorgen er ook voor dat je niet uit je moeilijke moment komt. Het ‘even niet hoeven weten’ of ‘het publiek wacht rustig tot mijn volgende woorden’ voelt al anders.

We vluchten soms het liefst weg of gaan heel erg ons best doen om de leegte te vullen. Vaak waar te nemen als overcompensatie in de vorm van geforceerde taal of rare maniertjes. Zo zag ik ooit tijdens een langere stilte, een spreker met zijn rechterarm, over het hoofd heen naar zijn linkeroor reiken om dat oor dubbel te vouwen. Alsof de woorden daar verstopt zaten…

Waarom is stilte interessant om te onderzoeken bij presenteren?
Stilte is een meervoudig, krachtig en onmisbaar instrument bij presenteren. Zo kun je stil zijn:
- vóór je begint (zodat je publiek ook stil wordt);
- tussen je zinnen, zodat je je woorden kunt zien landen;
- na het tonen van een plaatje of het maken van een punt;
- om zelf te luisteren tijdens je verhaal;
- om te kunnen inspelen op wat er gebeurt;
- om emoties te delen of je publiek mee in een sensatie te trekken;
- om af te sluiten.
Dit kun je zelf al oefenen door stiltes in gesprekken of voordrachten in te bouwen die ongeveer één volledige, rustige, ademhaling duren. Precies, in en uit!

Hoe kan het een comfortabel moment worden?
Door met je aandacht beschikbaar te blijven voor de ander (je publiek) en voor jezelf tegelijkertijd. Dat bereik je door het vermogen te trainen om steeds één op één met iemand te zijn uit je publiek met zachte, ontspannen ogen. Meer een manier van zijn, dan een manier van doen! Telkens een aantal (begin bij vijf) seconden beschikbaar zijn voor de één voordat je met je aandacht naar de volgende persoon gaat.

Zodra je je comfortabel kunt voelen in situaties van stilte en zelfs die waarin je het even niet weet, doorbreek je een cruciaal punt! ‘Easy-going in the Not-knowing’ verschaft je een snel en vrij pad naar meesterlijk en plezierig presenteren. Door deze momenten aan te gaan, kun je ontdekken dat de stilte je de juiste woorden kan aanreiken vanuit je onbewuste. Dan hoef je vooraf helemaal geen woorden te weten, alleen de hoofdlijnen die je wilt neerzetten. Wie wil er nu niet met dit gemak spreken?

Even stil(staan)…, een hele vooruitgang!
Succes gewenst met jouw stappen om boeiend en met plezier te gaan presenteren.

Je reactie op dit artikel is welkom.

Het jongleren met stilte tijdens je presentatie is a post from: StreamConsult

Wie kent ze niet? Veel te lange presentaties door een spreker die vaak geen andere weg kent dan alles maar te moeten behandelen. Vaak met te veel en te volle PowerPoint dia’s. En die op de valreep nog tien punten wil toevoegen met nog meer details. Zoveel informatie en feiten oplepelen dat je als luisteraar letterlijk verdoofd en verveeld raakt. Hoeveel tijd (en dus geld) wordt er niet verprutst door dit soort ineffectieve presentaties? Hoe het ook anders kan, lees je hieronder.

Hoe komt het nu dat dit probleem zo vaak voorkomt?
Gelukkig willen de meeste sprekers van waarde zijn voor hun publiek. Dat is een mooi dienstbaar uitgangspunt. Vaak ontlenen we die waarde aan ons eigen idee dat je alles van een onderwerp moet weten om er iets van te kunnen leren.

We projecteren dan eigenlijk onze eigen behoefte op ons publiek.
Voor velen een onbewust en soms dwangmatig proces. Zo automatisch, dat we niet stil kunnen staan bij de vraag wat onze toehoorders eigenlijk wensen of aankunnen.

Dit ‘overlaadsyndroom’ wordt nog wel eens versterkt, doordat sommigen samen met hun ego komen presenteren. Deze sprekers willen graag etaleren hoeveel ze van iets weten of hoe goed ze in dat onderwerp zijn. Je hebt luisteraars die daar allergisch voor zijn.

Het komt ook vaak voor omdat we dat met zijn allen in stand houden. We geven elkaar nog te vaak het verkeerde voorbeeld en als luisteraars lijken we die tranceopwekkende voordrachten bijna normaal te vinden. Ik vertel je hieronder wat je er zelf als spreker nu al aan kunt doen en waarom dat belangrijk is.

Het effect van deze volledigheidsdrang is namelijk vernietigend. Het publiek wordt overladen met informatie en haakt af. Ga er maar van uit dat een toehoorder slechts enkele punten kan onthouden (minder dan de vingers op één hand). En dan moet het wel inspirerend en boeiend gebracht worden. Het is ook gewoon saai om naar een spreker te luisteren die, ook al is dit onbewust, zo beziggehouden wordt door die volledigheidsdrang. Als luisteraar voel je je niet gezien en weggedrukt, je wilt liever weg.

Ik weet het, dit is voor sommigen even slikken. Ik ben hier zelf in mijn eerste jaren als spreker ook vaak schuldig aan geweest. Maar het besef dat het zo’n afbreuk deed aan mijn boodschap en uitstraling, was voor mij al een hele vooruitgang. Ik stond open voor verandering. Hoe word je daar dan beter in?

1) Beperken door in te leven. Je maakt een wezenlijk verschil als je je beperkt tot de essentie in je verhaal en je afvraagt wat de ontvanger ermee kan.
Welke boodschap wil jij terug horen van je publiek als je ze achteraf zou afluisteren in de wandelgangen? Welke conclusie nemen ze mee naar huis? Maak dit doel zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ik wil dat mijn publiek enthousiast kan vertellen over drie voordelen van mijn product.

Ga in gedachten op de stoel van je toehoorder zitten en verplaats je in die rol. Stel jezelf vragen als waar heb ik als luisteraar behoefte aan? Wat weet ik al en wat kan ik aan? Waar kom ik precies voor?

2) Zelfreflectie. Pauzeer zodra je de aandrang of trigger voelt om iets te moeten vertellen. (Dit is mogelijk niet alleen het geval als je een voordracht houdt, maar ook in andere gesprekssituaties) Ga even bij jezelf te rade en vraag je eens af waarom het voor jou zo belangrijk is om dit te moeten meedelen. Wie help je daar precies mee?

3) Verbinding met je publiek. Wie werkelijk open staat voor contact met luisteraars, kan waarnemen dat een ‘uitzending’ een hypnotiserend effect heeft. Iemand die in de greep is van volledigheidsdrang, is veelal naar binnen gekeerd en steeds bezig met het volgende bericht, en het volgende en het volgende.

Als je beschikbaar bent voor je luisteraars en in het hier en nu stapt, in plaats van in je volgende item, komt er meer rust in je hoofd en je lijf. Je zult merken dat er dan minder moet. Dat wat je vertelt, kun je zien landen bij je publiek. De luisteraars voelen zich gezien en dat dwingt meer respect af dan een overdaad aan informatie.

4) Hand-outs, alleen als het moet. Kun je echt niet met jezelf leven door je publiek bepaalde onderwerpen te onthouden, geef ze dan een hand-out (achteraf!) met de aanvullingen op de essentie van je presentatie. Een verwijzing naar een website of blog op een mooi kaartje doet het ook goed.
Ik weet inmiddels dat toehoorders voor mij komen en mijn essentiële boodschap, niet voor mij als opsommachine of pratend boek.

5) Een check doen of je je doel bereikt hebt. Als leerpunt voor een volgend keer. Heb jij het gevoel dat je met dit artikel meer inzicht hebt gekregen in hoeverre volledigheidsdrang voor jou speelt en wat je eraan zou kunnen doen..?
Ik heb mij zo goed als mogelijk ingeleefd in mijn doelgroep en me beperkt tot de essentie…

Succes met het doorbreken van volledig moeten zijn.
Reacties op dit artikel zijn welkom.

Alles willen vertellen werkt vernietigend is a post from: StreamConsult